Diarium, arkiv och sekretess

Ordet diarium betyder dagbok och diarieföring innebär att man för dagbok över vilka handlingar en kommun tar emot eller upprättar. Alla kommuner är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos kommunen. Handlingarna kan vara offentliga eller hemliga och registreras i kronologisk ordning.

Alla inkommande eller upprättade handlingar ska registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen. Undantag görs för handlingar som är av ringa betydelse för den kommunala verksamheten, eller att de kan hållas så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att det är handlingar som har inkommit eller upprättats det vill säga systematisk förvarade.

Sekretess

Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har ett absolut registreringskrav enligt offentlighets- och sekretesslagen. För socialtjänst och hälso- och sjukvård finns ett generellt undantag från diarieföringsplikten för de handlingar som hör till personakt. Detta innebär till exempel att utredningar, journalanteckningar, yttranden och andra individrelaterade handlingar rörande viss person eller familj tillförs motsvarande personakt i stället för att diarieföras. Detta gäller även handlingar i färdtjänstärenden respektive LSS-ärenden.

Vad ska registreras?

Minimikrav när ett ärende ska registreras är följande fyra uppgifter obligatoriska

• Datum då handlingen inkom eller upprättades.
• Diarienummer eller annan beteckning.
• Avsändare eller mottagare.
• Vad handlingen rör – ärendemening.

E-diarium

I kommunens e-diarium finns det möjlighet att söka efter inkomna och upprättade ärenden och handlingar som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem. Uppgifterna blir tillgängliga cirka 1 timme efter de registrerats. Uppgifter ur Bygg- och miljönämndens diarium är inte tillgängliga att söka bland i kommunens e-diarium.

Hur kan du använda diariet?